Wprowadzenie
Jeśli chcesz założyć własną działalność gospodarczą i zacząć prowadzenie działalności gospodarczej jako osoba fizyczna, w praktyce przejdziesz przez trzy etapy: decyzje przedstartowe, rejestracja działalności gospodarczej w CEIDG oraz kwestie związane z podatkami, ZUS i księgowością. W VENTONI przeprowadzimy Cię przez każdy etap tego procesu. Wyjaśnimy również różnice między działalnością nierejestrowaną a pełnoprawną jednoosobową działalnością gospodarczą, podpowiemy jak dobrać formę opodatkowania i kiedy warto zostać podatnikiem VAT.
Czym jest jednoosobowa działalność gospodarcza?
Jednoosobowa działalność gospodarcza to zorganizowana działalność zarobkowa prowadzona we własnym imieniu i na własną odpowiedzialność. W praktyce oznacza to, że przedsiębiorca odpowiada za zobowiązania firmy całym swoim majątkiem prywatnym. W zamian otrzymuje prosty sposób rejestracji swojej działalności: JDG można zarejestrować online w kilkanaście minut, a wpis do CEIDG pojawia się zwykle tego samego dnia. Nie potrzebujesz kapitału zakładowego ani skomplikowanych umów – wystarczą dane osobowe, zakres planowanej działalności gospodarczej oraz decyzje podatkowe.
Działalność nierejestrowana czy rejestrowana?
Zanim złożysz wniosek oceń, czy Twoja drobna działalność zarobkowa nie spełnia warunków działalności nierejestrowanej. Jeśli Twój przychód miesięczny nie przekracza limitu powiązanego z kwotą minimalnego wynagrodzenia, a w ostatnich 60 miesiącach nie prowadziłeś firmy, możesz legalnie sprzedawać usługi lub produkty bez formalnej rejestracji. To rozwiązanie bywa korzystne na etapie testów rynku. Gdy zleceń przybywa albo zaczynasz współpracę B2B, naturalnym krokiem jest rejestracja jednoosobowej działalności gospodarczej i przejście na „pełnoprawne” rozliczenia podatkowe oraz składki ZUS.
Pierwsze decyzje w związku z zakładaniem firmy
Pierwszy etapem zakładania własnej firmy jest jej nazwa. W jednoosobowej działalności gospodarczej musi ona zawierać imię i nazwisko (np. „Jan Kowalski”), a dodatkiem może być element marki („Studio UX”, „Serwis24”). Następnie wybierasz kody PKD zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności – jedno główne PKD i tyle dodatkowych, ile potrzebujesz. Na tym etapie zdecyduj także o adresie: stałe miejsce wykonywania działalności gospodarczej (np. biuro, dom) albo deklaracja braku stałego miejsca wykonywania działalności w połączeniu z adresem do doręczeń.
Wybór formy opodatkowania to kolejny ważny element zakładania JDG. W 2025 r. w jednoosobowej działalności gospodarczej masz do wyboru trzy rodzaje opodatkowania:
- opodatkowanie na zasadach ogólnych (czyli skala podatkowa z progami),
- podatek liniowy,
- ryczałt od przychodów ewidencjonowanych.
Skala podatkowa z progami oraz podatek liniowy zakładają rozliczanie kosztów uzyskania przychodu, natomiast ryczałt od przychodów opodatkowuje sam przychód według stawek zależnych od rodzaju usług/PKD. Wybór formy opodatkowania determinuje nie tylko podatek dochodowy, ale i wysokość składki zdrowotnej oraz sposób prowadzenia działalności.
Jeśli planujesz sprzedaż B2B lub większe inwestycje, zastanów się nad statusem podatnika VAT. Czasem jest on obowiązkowy z mocy ustawy, a czasem dobrowolny, jednak opłacalny – zwłaszcza gdy Twoi kontrahenci również rozliczają VAT i odliczą go u siebie.
Jak założyć własną firmę – CEIDG, NIP, ZUS, VAT
Główna ścieżka rejestracji firmy to Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej. W praktyce wypełniasz wniosek o wpis do CEIDG (formularz CEIDG‑1), najlepiej online przez profil zaufany lub e‑dowód. Ten jeden formularz załatwia większość formalności: rejestrację działalności gospodarczej, nadanie albo aktualizację NIP i REGON, wybór formy opodatkowania, zgłoszenie właściwego urzędu skarbowego, a także przekazanie danych do ZUS. Jeśli już posiadasz NIP jako osoba fizyczna, system powiąże go z Twoją firmą jednoosobową.
Po wysłaniu wniosku otrzymujesz wpis do CEIDG – od tej chwili formalnie istniejesz jako przedsiębiorca. Jeżeli zamierzasz być podatnikiem VAT, składasz dodatkowo VAT‑R, również online (VAT-R można również złożyć na etapie wniosku o założenie działalności w CEIDG). Przy branżach objętych reglamentacją konieczny może być wpis do rejestru działalności regulowanej albo odrębne zezwolenia – o tym szerzej w dalszej części artykułu.
Działalność jednoosobowa a ZUS
Osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą zwolnione są przez pierwsze 6 miesięcy swojej działalności z płacenia składek do ZUS (ulga na start) – w tym czasie płatna jest jedynie składka zdrowotna. Po tym okresie przedsiębiorcy przechodzą na tzw. mały ZUS przez kolejne 24 miesiące, a następnie na pełne stawki. Wybór formy opodatkowania ma znaczenie dla sposobu wyliczania składki zdrowotnej – w ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych liczą się progi przychodu, a na skali podatkowej i w podatku liniowym – dochód.
Rejestracyjne formalności (ZUS ZUA lub ZZA) zwykle załatwia za Ciebie CEIDG, ale warto sprawdzić potwierdzenia w PUE ZUS i terminy płatności. Regularne opłacanie składek ZUS oraz przechowywanie potwierdzeń gwarantuje płynne prowadzenie działalności bez niepotrzebnych przerw w ubezpieczeniu.
Jak opodatkować przychód i dochód w JDG?
Jednoosobowa działalność gospodarcza daje przedsiębiorcom możliwość wyboru preferencyjnego sposobu opodatkowania przychodu i dochodu.
- Na zasadach ogólnych rozliczasz podatek dochodowy według progów (skala podatkowa) i możesz odliczać koszty uzyskania przychodu. To rozwiązanie jest elastyczne, sprzyja inwestycjom i korzystaniu z ulg rodzinnych.
- Podatek liniowy upraszcza stawkę – bywa korzystny przy wysokich dochodach i niskim wykorzystaniu ulg; rezygnujesz jednak z części preferencji.
- Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych działa najlepiej tam, gdzie marża jest wysoka, a wydatki niskie – prowadzenie księgowości jest proste, ale pozbawione właściwych kosztów.
Prowadzenie księgowości w JDG może być samodzielne (aplikacje online) lub zlecone biuru rachunkowemu, takiemu jak nasze Biuro Rachunkowe VENTONI.
Działalność regulowana – dodatkowe wpisy i zezwolenia
Niektóre branże wymagają szczególnych uprawnień: transport, ochrona, edukacja specjalistyczna, wybrane usługi finansowe czy zagospodarowywanie odpadów. W takich przypadkach oprócz CEIDG obowiązuje wpis do rejestru działalności regulowanej lub koncesja.
Pierwsze działania po zarejestrowaniu własnej działalności
Po rejestracji działalności gospodarczej skonfiguruj rachunek bankowy (najlepiej firmowy), podpis elektroniczny lub profil zaufany, a także narzędzia do fakturowania. Jeśli wybrałeś opcję podatnika VAT, upewnij się, że status podatnika figuruje w wykazie. Ustal politykę cenową i warunki współpracy (RODO, regulamin, polityka zwrotów). Gdy klient zaakceptuje ofertę, wystawiasz fakturę z prawidłowymi danymi: NIP, nazwa firmy, adres i kody PKD na potrzeby klasyfikacji.
Wsparcie od VENTONI w zarejestrowaniu firmy jednoosobowej
Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej w Polsce to dziś przejrzysty proces zakładania firmy. Skup się na właściwym doborze formy opodatkowania, przemyśl, czy potrzebna jest rejestracja działalności od razu, czy wystarczy krótki okres prowadzenia działalności nierejestrowanej, uważnie wypełnij wniosek o wpis do CEIDG i zaplanuj rozliczenia: podatki, składki ZUS, ewentualny VAT.
Podsumowanie
Jeśli potrzebujesz pomocy, skontaktuj się z naszymi pracownikami z biura rachunkowego VENTONI. Nasi specjaliści dostarczą Ci wiedzy o aktualnych przepisach prawnych i przeprowadzą krok po kroku przez cały proces zakładania własnej firmy.